Mario Cervo aveva ordinato il materiale collezionato seguendo criteri diversi. La prima macro divisione era stata fatta in base alla tipologia del supporto fonografico. I dischi a 78,45 e 33 giri erano suddivisi per generi musicali, organizzati in collane monografiche dedicate agli esecutori, ordinate al loro interno cronologicamente. Le audiocassette viceversa, probabilmente per la notevole produzione delle “Major” della musica tradizionale sarda quali la Tirsu e l’Aedo, erano organizzate a partire dalla casa discografica, seguendo l’ordine dato dal numero di catalogo.
La suddivisione dell’archivio per tipologia dei supporti fonografici è stata utilizzata anche nella costruzione del Database, divenendo il primo elemento di organizzazione delle schede di catalogazione.
In una fase successiva sono stati inseriti tutti gli elementi che, partendo da campi di ricerca diversa, permettessero una rapida consultazione: nome degli esecutori principali, musicisti accompagnatori, titolo del supporto, indice dei brani, tipo di supporto, casa discografica, numero di catalogo, numero di matrice, anno di edizione, data di registrazione, luogo di distribuzione, collocazione del supporto originale, collocazione del supporto digitalizzato, qualità del supporto, numero delle copie originali disponibili.
Per individuare velocemente il contenuto musicale del materiale fonografico, le schede di catalogazione sono state arricchite con ulteriori campi di ricerca.
Si ha una prima classificazione in cui si indica la categoria (es. tradizionale sarda o musica leggera), quindi si passa a un’indicazione del genere musicale ( es. canto a chitarra, canto a tenore ecc.).
Un’analisi approfondita è stata fatta sul repertorio del canto a chitarra, specificando per ogni brano catalogato la forma tradizionale e la tipologia di riferimento ( Canto in Re, Nuoresa, Mi e La, e gli altri moduli del canto logudorese e gallurese).
È stato inserito un campo per le note attraverso il quale si possono segnalare eventuali particolarità della registrazione o altri spunti funzionali a una ricerca musicologica.
Le schede sono concepite come punto di partenza per un’analisi approfondita della musica popolare sarda.